Odomètre ou GPS : suivre un véhicule sans pister le salarié

Pour justifier un avantage en nature au réel, il faut deux kilométrages. Beaucoup de dirigeants en concluent qu'il leur faut un boîtier GPS dans chaque véhicule. C'est inutile pour le calcul, et ce n'est pas sans risque pour l'employeur.

Le calcul réclame des kilomètres, pas des itinéraires

Au réel, l'avantage se calcule ainsi : coûts annuels du véhicule × kilomètres privés ÷ kilomètres totaux. Il y a donc besoin d'un total, et d'une part privée. Il n'y a pas besoin de savoir où est passé le véhicule.

Le total vient du compteur, relevé à des dates précises. La part professionnelle se justifie avec ce qui montre les déplacements : carnet de bord, carnet de visites, agenda de rendez-vous. Nous détaillons cela dans l'article Ce que votre relevé kilométrique doit prouver.

Ce que dit la CNIL de la géolocalisation des véhicules

La CNIL consacre une fiche à la géolocalisation des véhicules de salariés. Voici ce qu'elle retient.

• Des finalités précises. Assurer la sécurité de l'employé, allouer des moyens pour des interventions dispersées, suivre le temps de travail quand aucun autre moyen n'existe, respecter une obligation légale, contrôler le respect des règles d'utilisation du véhicule.
• Des usages interdits. Contrôler les limitations de vitesse, surveiller un employé en permanence, suivre les représentants du personnel dans leur mandat, calculer le temps de travail quand un autre dispositif existe déjà.
• Pas de collecte hors temps de travail. La fiche interdit de collecter la localisation en dehors du temps de travail, y compris le trajet domicile-travail et les pauses. Le salarié doit pouvoir désactiver la collecte ou la transmission de la position à ces moments-là, et l'employeur peut contrôler le nombre ou la durée des désactivations.
• Une conservation courte. En principe, deux mois au plus. Un an pour optimiser des tournées ou prouver des interventions, cinq ans pour le suivi du temps de travail.
• Une information préalable. Les représentants du personnel sont informés ou consultés avant l'installation, et chaque salarié est informé de la finalité, de la base légale, des destinataires, de la durée de conservation et de ses droits.

Cette fiche porte la date du 30 mai 2023 et indique elle-même être en cours de mise à jour. Vérifiez la version en vigueur avant toute décision.

Ce que lit KM Report

KM Report lit le compteur kilométrique du véhicule, relevé et horodaté, auprès du constructeur. Il ne demande pas l'accès à la position du véhicule.

Les trajets automatiques sont reconstitués à partir de l'écart entre deux relevés du compteur. Ils indiquent combien de kilomètres ont été parcourus entre deux relevés, pas par où le véhicule est passé. Le classement entre usage professionnel et usage privé reste validé par vous. Notre politique de confidentialité précise que la position GPS n'est pas collectée.

Les deux approches côte à côte

Les durées de la fiche CNIL visent la géolocalisation. Aucune ne prévoit la justification d'un avantage en nature. Un relevé de compteur n'est pas une donnée de localisation : ces durées ne le concernent pas. La preuve du réel, elle, doit exister jusqu'au contrôle, en principe trois ans après la fin de l'année concernée.

Ce que la lecture du compteur ne règle pas

• La part professionnelle. Le compteur donne le total. Ce qui est professionnel se justifie toujours par un carnet de bord, un agenda ou un historique de visites.
• L'information des salariés. Un compteur n'est pas une position, mais dites quand même à vos salariés quelles données sont lues sur leur véhicule et pourquoi. Pour les obligations précises, votre expert-comptable ou votre délégué à la protection des données tranchera.
• La compatibilité du véhicule. La lecture dépend du modèle et du millésime. L'essai gratuit est le moyen le plus simple de le vérifier sur le vôtre.